.png)
.png)
Bij een van onze klanten onderzochten de supportmedewerkers hoeveel tijd ze besteedden aan applicaties die niet door IT werden beheerd. De uitkomst: 60% van hun tijd ging naar tools die business zelf had opgezet. Dorine Smeets, Competence Manager bij Elmos en specialist in IT-strategie en stakeholder alignment, herkent dit patroon in vrijwel elke organisatie.
Dit is shadow IT: technologie die buiten het zicht van IT functioneert, maar waar de organisatie wel van afhankelijk is.
Waarom shadow IT ontstaat
Shadow IT is zelden kwaadwillig. Business heeft een probleem, IT heeft geen capaciteit of de formele weg duurt te lang. Dus bouwt iemand zelf een oplossing. "Bedrijven wilden mee met de digitalisering en namen een partij in de hand met de vraag: ik heb dat nu nodig, bouw het," zegt Dorine. "Heel veel IT-landschappen zijn letterlijk Frankensteins geworden."
Het probleem is niet dat die oplossingen bestaan. Het probleem is dat niemand weet dat ze bestaan, tot er iets misgaat.
De risico's
Shadow IT brengt drie concrete risico's:
Security exposure. Applicaties buiten IT-beheer krijgen geen patches, geen security reviews, geen monitoring. Een SharePoint die ooit voor een project is opgezet kan jaren later nog open staan, inclusief toegang tot gevoelige data.
Afhankelijkheidsrisico. Wanneer de persoon die de oplossing heeft gebouwd vertrekt, verdwijnt de kennis mee. In onze projecten zien we regelmatig servers draaien waarvan niemand de functie kent, tot ze per ongeluk worden afgezet en blijken kritisch te zijn.
Verborgen kosten. Die "gratis" Excel-oplossing kost support-uren, workarounds en risicomitigatie. Kosten die nergens zichtbaar zijn tot je ze gaat meten.
Wat te doen
Start met inventarisatie. Vraag elke afdeling welke tools ze dagelijks gebruiken die niet door IT zijn geïnstalleerd. De antwoorden zijn vaak verrassend.
"Als klant moet je ten allen tijden bewust zijn van de kosten die je IT-landschap met zich meebrengt," concludeert Dorine, "welke beperkingen en risico's daarin zitten, en welke je bereid bent te aanvaarden."
Bewustzijn is de eerste stap. Formaliseren of uitfaseren komt daarna.
Wil je grip krijgen op de verborgen systemen in je organisatie? Crafted by Elmos.
Dorine Smeets is Competence Manager bij Elmos met expertise in IT-strategie en stakeholder alignment.
