Hoe je met slimme quick wins snel steun bij management krijgt voor digitale transformatie

Waarom quick wins cruciaal zijn voor een succesvolle transformatie 

"Het zou mij heel erg verbazen wanneer je in een organisatie geen low-hanging fruit kan identificeren”, zegt Stefaan Van Royen, die in zijn dertigjarige carrière talloze transformaties heeft begeleid. Deze realistische kijk op organisaties vormt de basis van een succesvolle digitale transformatie. 

Quick wins zijn meer dan alleen snelle overwinningen. Ze fungeren als essentiële bouwstenen die het fundament leggen voor een grootschalige verandering. Met 44,39% van project managers die rapporteren dat gebrek aan middelen hun grootste uitdaging is (Mission Graduate, december 2024), bieden quick wins een strategische manier om snel waarde te tonen zonder grote investeringen. 

Het psychologische effect van vroege successen is niet te onderschatten. Quick wins leiden tot verhoogde stakeholder confidence en verminderen weerstand tegen verandering (Lark Digital Transformation Glossary, april 2024). Ze creëren momentum en geven teams het vertrouwen dat de transformatie haalbaar is. 

Daarom verdienen quick wins een prominente plaats op je digitale transformatie roadmap. Ze zijn geen bijzaak of toevallige ontdekkingen, maar een essentieel onderdeel van een goed doordachte aanpak. Door quick wins bewust in te plannen als mijlpalen op in je roadmap, zorg je ervoor dat vroege successen strategisch worden ingezet om draagvlak te behouden en momentum op te bouwen voor complexere fases. Stefaan benadrukt ook het praktische voordeel: "Je kan tijd kopen om het structureel aan te pakken. Quick wins geven je de ruimte om echte, complexe problemen grondig te doordenken terwijl je direct zichtbare vooruitgang boekt.”

Win stabiliteit met een minimale ingreep door een lift-and-shift strategie

Een van de meest effectieve quick wins die Stefaan heeft toegepast betrof een systeem met ernstige stabiliteitsproblemen. "Het systeem draaide op interne hardware die redelijk beperkt was," legt hij uit. "Een quick win hierbij was een lift-and-shift uit te voeren van die applicatie naar de cloud. We hebben aan de applicatie zelf niets aangepast. Je zorgt er gewoon voor dat het meer recources heeft."

Deze aanpak illustreert perfect het principe van een minimale ingreep met maximale impact. In plaats van maanden te besteden aan het herbouwen van de applicatie, krijg je binnen dagen of weken een stabiel systeem door simpelweg de omgeving te verbeteren.

De lift-and-shift benadering werkt omdat je de bestaande applicatie intact laat maar wel de onderliggende beperkingen wegneemt door meer resources toe te kennen. "Hier is natuurlijk een kost aan verbonden," erkent Stefaan, "maar daarmee kan je wel tijd kopen om het structureel aan te pakken." Het is een investering die je ruimte geeft om de echte architecturale uitdagingen met de juiste zorgvuldigheid aan te pakken.

Verbeter je performance door smart op te ruimen met document archivering 

Niet alle quick wins vereisen een nieuwe technologie. Soms ligt de oplossing in het intelligent beheren van wat je al hebt. Stefaan deelt een ander voorbeeld uit zijn ervaring: "Er was een document management systeem opgezet met veel onnodige informatie. Mensen bleven daar content  in opladen, maar het werd daarna zo goed als nooit gebruikt."

Het systeem kampte met performance problemen door de enorme hoeveelheid data - meer dan 6 terabyte aan documenten. Door het nut van deze 6 terabyte aan documenten in vraag te stellen, werd meteen duidelijk dat dat niet het geval was. 

De oplossing was even elegant als effectief: "Laat ons dat archiveren.” Door de historische data te verplaatsen naar een archief omgeving blijft alles toegankelijk voor het geval het ooit nodig is, maar verbetert de performance van het actieve systeem drastisch.

Deze aanpak toont een belangrijke les: voordat je investeert in nieuwe hardware of software, vraag je eerst af wat je écht nodig hebt. Vaak zit er meer winst in slim beheren dan in extra resources toevoegen. Het kost weinig, maar levert direct meetbare verbetering op.

Neem je sponsor mee in het proces 

Een van de meest ondergewaardeerde quick wins ligt niet in technologie, maar in communicatie. Stefaan benadrukt het belang van transparantie bij een tussentijdse rapportage: "Rapporteer tussentijds wat je gezien hebt, wat je ondervonden hebt. Wat is je conclusie? Ben je in de juiste richting aan het evolueren?” 

Het gebeurt maar al te vaak dat teams maandenlang samenwerken aan een analyse of oplossing, om vervolgens de opmerking te krijgen dat het niet in lijn ligt met de verwachtingen. In plaats daarvan pleit Stefaan voor regelmatige check-ins met je sponsor: "Toets af waar je mee bezig bent. Die transparantie en communicatie met een sponsor is cruciaal. Door regelmatig verwachtingen af te toetsen voorkom je kostbare misverstanden.”

 Het mooie van transparante communicatie is dat het ook kansen creëert voor snellere wins. "Als je ergens low-hanging fruit ziet dat je snel kunt oplossen, dan kun je dat al aftoetsen. Door open te communiceren over wat je tegenkomt, kunnen prioriteiten worden bijgesteld en kleine overwinningen sneller worden gerealiseerd”, aldus Stefaan. Deze aanpak kost geen extra budget, maar vergroot wel exponentieel je kans op succes.

Begin met je happy flow en pas de 80/20 regel toe 

Wanneer organisaties starten met digitale transformatie, willen ze meestal alles meteen perfect krijgen. Dit leidt tot een valkuil die Stefaan regelmatig tegenkomt: "De fout die heel veel mensen maken, is dat ze van in het begin al hun exception cases in hun proces willen. Dit leidt vaak tot overengineering. Dat werkt niet." In plaats daarvan pleit hij voor een gefocuste aanpak: "Begin met je happy flow. Zoals de pareto regel aangeeft: Met 20% van je effort kan je 80% van je cases dekken. Begin daarmee en ga dan heel kritisch afwegen of je die exception cases wel in je proces of in je systeem moet inbouwen."

Deze filosofie gaat tegen de natuurlijke neiging in om alles vanaf dag één te willen oplossen "Mensen willen van de eerste dag compleet zijn. Ik geloof daar niet in. First time right bestaat niet," stelt Stefaan resoluut. Door te beginnen met de hoofdstromen van je proces krijg je snel een werkende oplossing die de meerderheid van je gebruikers helpt. Dit levert onmiddellijk waarde op en geeft je tijd om de complexe uitzonderingen zorgvuldig door te denken.

"Begin met je 80% cases en niet met je exception case." Dit advies geldt voor elk aspect van digitale transformatie. Van het ontwerpen van nieuwe processen tot het selecteren van software features. Focus op wat het meeste gebruikt wordt, niet op wat het meest complex is.”

Van buzzwords naar business value 

Te vaak vervallen we in een valkuil wat Stefaan benoemt als ‘buzzword bingo spelen’ met het management. . Er ontstaat dan een gesprek waarin woorden als AI, machine learning en digital transformation worden rondgestrooid zonder concrete businesswaarde te definiëren. "Technologie is niet heilig. Technologie is een middel om een doel te bereiken”, stelt Stefaan. Deze simpele maar krachtige filosofie vormt de basis voor succesvolle quick wins. "Het gesprek met management moet daarover gaan. “Naar welk doel streven we? En welke stappen moeten we zetten om deze te behalen?” 

Praktisch betekent dit dat je eerst operationele problemen oplost voordat je experimenteert met geavanceerde technologieën. Wanneer we vandaag een operationeel probleem hebben, lossen we dat eerst op. Deze aanpak voorkomt dat we investeren in glimmende tools wanneer er nog fundamentele systemen instabiel zijn. Door eerst de basis aan te pakken, creëer je een stevige foundation waar we verdere innovatie op bouwen. 

Het management ziet dan concrete resultaten in plaats van technische verhalen. Wanneer je aantoont dat een simpele ingreep het aantal klantenklachten reduceert of processen versnelt, heb je échte geloofwaardigheid opgebouwd voor je volgende projecten. 

Conclusie

Quick wins zijn geen tijdverspilling maar essentiële bouwstenen voor een succesvolle digitale transformatie. Door strategisch te kiezen voor beperkte ingrepen met maximale impact bouw je vertrouwen op en krijg je tijd voor structurele veranderingen. Focus op transparante communicatie, begin met je happy flow en gebruik technologie als middel om concrete business problemen op te lossen.

“Elk bedrijf heeft low-hanging fruit. Je hebt enkel de moed nodig om eraan te beginnen”, zegt Stefaan. Start vandaag met het identificeren van jouw eerste quick win, want de beste transformatie begint met één succesvolle stap.

Ontdek hoe Elmos je helpt bij het identificeren en implementeren van jouw eerste quick wins. 

Over de expert

Stefaan van Royen heeft meer dan 30 jaar ervaring in IT en software development. Hij heeft teams zien groeien van 12 tot 350 medewerkers en begeleidt momenteel de competence management transformatie bij Elmos. Zijn praktijkgerichte aanpak helpt organisaties om digitale transformatie succesvol te realiseren zonder verlies van business continuïteit.